Das kleine 4×4 der Selbstorganisation: Privatleben, Uni und Beruf erfolgreich organisieren

Unser Alltag stellt uns in der heutigen Zeit vor wachsende Anforderungen. Wir müssen uns zwangsläufig mit steigendem Input in immer schnellerer Frequenz auseinander setzen.

Die Bezeichnung „Informationszeitalter“ kommt nicht von ungefähr: Information ist zur Ware geworden, gut für den der damit umzugehen weiß. Sprichwörter wie „Ordnung braucht nur der Dumme“ (Albert Einstein) oder „Nur das Genie beherrscht das Chaos“ werden immer wieder gerne vorgeschoben, um verschiedenste Situationen oder Zustände zu rechtfertigen. Sie sind allerdings nur die halbe Wahrheit. In der Realität zeigt sich regelmäßig, dass eher das Gegenteil der Fall ist.

Es kommt oft genug vor, dass wir uns wünschen, wir hätten im richtigen Moment die passenden Informationen parat oder – meist kurz vor einer unabwendbaren Deadline – man wäre nur besser strukturiert und hätte eine effizientere Arbeitsweise entwickelt.

Nur wie stellst du es an ein effektives System zu entwickeln, das dir die Selbstorganisation im Alltag zwischen Privatleben, dem nebenberuflichen Studium und deinem Beruf ermöglicht und dir somit viele Dinge erleichtert?

 

 

Gute Selbstorganisation

Eine gute Selbstorganisation hat viele Vorteile. Sie benötigt zwar ein gewisses Maß an Disziplin und ja, es gehört auch ein Stück Arbeit und der Einsatz deiner kognitiven Ressourcen dazu. Doch letztendlich lohnt es sich. Hier erfährst du, was zum kleinen 4×4 der Selbstorganisation gehört und wie du es schaffst, Privatleben, die Uni und deinen Beruf erfolgreich zu vereinen. 

Und keine Angst, es ist nicht so kompliziert, wie es sich im ersten Moment anhört. Los geht’s.

 

Was gute Selbstorganisation ausmacht

1 Terminplanung
2 Zeitmanagement
3 Ziele und Prioritäten
4 Finanzplanung

 

Was für gute Selbstorganisation nötig ist

1 Selbstmanagement
2 Bewusster Lebensstil
3 Persönliche Weiterentwicklung
4 Gleichgewicht

 

Zusammenfassung

 

 

Was gute Selbstorganisation ausmacht

 

1 Terminplanung

Terminplanung hilft dir, die Übersicht über deine Termine zu behalten und ermöglicht es dir, im Alltag flexibel Entscheidungen zu treffen und Planungen vornehmen zu können – vor allem, wenn du alle deine Termine einheitlich in einem mobilen, digitalen Terminkalender zentral verwalten kannst.

Durch gute Terminplanung verbesserst du z.B. auch deine Chancenverwertung, indem du in vielen Situationen im Alltag bereit dazu bist, die sich dir bietenden Möglichkeiten zu ergreifen. Das hebt dich von den anderen ab, die aktuell keine Einsicht in ihre Termine haben und den Chef/Kunde/Freund/Partner auf eine spätere Rückmeldung vertrösten müssen.

 

2 Zeitmanagement

Um privat, im Studium und im Beruf erfolgreich zu sein, müssen Aufgaben in möglichst kurzer Zeit erledigt werden. Hierfür stehen dir, mir und den anderen 7,753 Mrd. Menschen (Stand 2020) aber regelmäßig nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung.

Durch Schlaf (im Idealfall 6-8 Stunden), Wegzeiten, Wartezeiten und Pausen bzw. Freiräume, die du dir zur Erholung am besten bewusst schaffen solltest (-> Terminkalender), bleibt nur noch ein begrenzter Teil deiner Zeit übrig um produktiv zu sein und deine Ziele voranzubringen. Nutze hierfür eine Systematik mit Todo-Listen und Deadlines und gewöhne dir an, diese konsequent durchzuziehen.

Wer Parkinsons Gesetz bereits kennt, der weiß: „Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht“. Achte daher darauf, dir nicht zu lange Fristen zur Erledigung deiner Aufgaben zu geben. Vermeide es auch, kurzfristig die Deadlines für deine Todos zu ändern bzw. diese erst am selben Tag festzulegen. Hier zählt das Prinzip weniger ist mehr: Der Schlüssel ist, so viel wie nötig und so wenig wie möglich im voraus zu planen.

Ob deine Planung am Vortag oder für eine Woche im Voraus stattfindet hängt von dir ab – du weißt am besten, wie spontan du bist und wie stabil deine Planungen für deine Tagesziele sind.

 

3 Ziele und Prioritäten

Ohne Ziele fällt es uns schwer, Entscheidungen zu treffen oder Konsequenzen zu ziehen. Handlungen kosten ohne konkretes Ziel unnötig viel Anstrengung zur Überlegung, da wir jedes Mal die Hintergründe für uns erfragen müssen. Daher ist es wichtig sein Ziel zu kennen und dieses zu verfolgen, so erzielst du ein Ergebnis und kannst im Zweifelsfall nachjustieren, wenn dein Ist-Zustand von deinem geplanten Soll-Zustand abweichen sollte.

Nutze deine Todo-Listen und versuche die geplanten Ziele Stück für Stück abzuarbeiten. Um so vorgehen zu können musst du natürlich zunächst einmal herausfinden welche Dinge zuerst getan werden müssen und was hinten an stehen kann.

Solltest du Schwierigkeiten damit haben, mache von dem Eisenhower Prinzip gebrauch. In einer 4-Felder-Matrix kannst du dir hierzu deine Tätigkeiten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit aufteilen:

  • D: Ignorieren
    • Etwas wenig dringendes und unwichtiges kann getrost ignoriert werden, keine Zeit verschwenden. Ignorieren heißt aber nicht unbedingt weg werfen.
  • C: Delegieren
    • Dringliches aber unwichtiges kannst du delegieren, du musst nicht jede Kleinigkeit selbst erledigen. Es sei denn es muss genau so werden wie du es dir vorstellst – und zwar genau so.
  • B: Terminieren
    • Wenig dringendes aber dafür sehr wichtiges muss terminiert werden, achte darauf dass du zuverlässig an den Termin erinnert wirst und bedenke ggf. auch vorbereitende Aspekte mit einzuplanen.
  • A: Sofort erledigen
    • Dringende und wichtige Aufgaben gehören zu den Aufgaben die du direkt und sofort erledigen solltest. Plane sie wenn überhaupt in deinen Tagesplan ein und sorge rechtzeitig dafür, dass du alles nötige zur Erfüllung der Aufgaben zur Verfügung hast.

4 Finanzplanung

Ausreichende Finanzmittel sind die Grundlage für Beständigkeit, Stabilität und langfristigen Erfolg. Weder dein Privatleben noch dein Studium lässt sich in unserer modernen Welt ohne Geld regeln. Und dein Beruf sollte im Idealfall dafür sorgen, dass am Monatsanfang reichlich Euros in der Kasse sind. Daher ist es wichtig, dass du dir eine Übersicht über deine Einnahmen und monatlichen bzw. ggf. auch jährlich anfallenden Kosten verschaffst.

Es gibt für jeden individuelle Größen die zu berücksichtigen sind, je nach Lebensstil und Bedürfnissen bzw. Wünschen und Ansprüchen. Setze dich einmal grundsätzlich mit all deinen Einnahmen und Kosten auseinander und erstelle eine Liste. Versuche zu unterteilen, welche Ausgaben davon wirklich unabdingbar für den Fortbestand deiner Existenz sind (Miete, Grundnahrungsmittel, ..), welche Kosten „Luxus“ sind oder der Erreichung deiner persönlichen Ziele dienen (Uni, Handytarif, KFZ, ..) und welche Abbuchung auf dem Kontoauszug bei dir ein großes Fragezeichen über dem Kopf aufwirft (das ist meist ein Indiz dafür, dass diese Abbuchung evtl. vermeidbar wäre und deren Ursprung zu hinterfragen ist).

Unnötige Kosten sind nicht nur aus ökonomischer Sicht zu vermeiden, Es macht zudem einfach keinen Sinn z.B. das Fitnessstudio weiterhin zu bezahlen, wenn man lediglich einmal im Monat dort zu Besuch ist.

 

 

Was für gute Selbstorganisation nötig ist

 

1 Selbstmanagement

Um Struktur und Ordnung im Außen zu bewerkstelligen benötigt es dieselben Bedingungen im Innen. Sich seiner selbst ganzheitlich bewusst zu werden und wahre Verantwortung für das eigene Denken und Handeln zu übernehmen ist Grundvoraussetzung dafür, um eine erfolgreiche Selbstführung zu erreichen und ein gesundes Verhältnis zu sich selbst herzustellen.

Sich mit sich selbst zu beschäftigen kann jedoch unangenehm werden, gerne verschließen wir die Augen vor unseren eigenen Fehlern und rechtfertigen mit verschiedenen Gründen die Tatsache, dass wir unperfekt sind. Dabei geht es nicht um Perfektion um Erfolg zu haben. Perfektion ist oftmals das größte Hemmnis das zwischen uns und unserem persönlichen Erfolg steht. Es geht vielmehr um den Umgang mit deiner Persönlichkeit und deinen Persönlichkeitseigenschaften.

Wie schaffst du es aber ein Bewusstsein für deine Gedanken und Handlungen herzustellen und beizubehalten? Es gibt verschiedenste Methoden, die dir dabei helfen können dich selbst zu reflektieren. Bereiche aus der Psychologie oder dem Management bieten meist im beruflichen Kontext bereits viele Herangehensweisen, die dir einen Zugang zu deinen Emotionen und letztendlich deiner Motivation ermöglichen. Diese Ansätze lassen sich auch in deinen privaten Bereich ganz individuell übertragen. Indem du z.B. Achtsamkeitsübungen machst lernst du dich selbst besser wahrzunehmen.

Der Schlüssel liegt für viele von uns in unserem ganz persönlichen „warum“, das seinen Ursprung in deiner Motivation hat, den Gründen, weshalb du dieses oder jenes Ziel erreichen möchtest. Deine Aufgabe ist es daher dir klar zu machen, was dich antreibt. Warum willst du erfolgreich sein und was ist deiner Definition nach für dich Erfolg?

 

2 Bewusster Lebensstil

Dein Körper ist das Werkzeug, mit dem du von klein an gelernt hast umzugehen und das es dir ermöglicht deine Ziele zu erreichen. Die meisten von uns werden mit einem gesunden Körper geboren und machen sich selten bewusst, dass Gesundheit keine Selbstverständlichkeit ist. Wir verlangen unserem Körper oft vieles ab und denken zu wenig daran, bewusst Erholungsphasen und Regeneration nach Phasen von großer Anstrengung in unseren Alltag einzubauen. Wir rennen buchstäblich jeden Tag von A nach B, stehen unter Druck und vergessen dabei leicht, dass es allein rein physiologisch nicht möglich ist permanent produktiv und aktiv zu sein.

Jedes Auf hat immer ein Ab zur Folge, wie bei einer Welle oder deinem Herzschlag folgt jeder Spitze ein Tal. Sorge dafür, dass du dir selbst erlaubst dich zu erholen wenn du merkst, dass gerade ein Tal auf dich zukommt.

 

Auf sich selbst zu achten kann je nach Typ intuitiv oder per regelmäßigem Kalendereintrag erfolgen. Es ist hilfreich sich ganz bewusst Erholungsphasen zu ermöglichen.

Was für dich Erholung ist musst du selbst definieren. Angefangen bei genügend Schlaf (6-8 Stunden) über Bewegung bis hin zu gesunder, ausgewogener Ernährung gibt es daneben für jeden von uns ganz individuelle Aktivitäten, die subjektiv erholsam sind. Ist es Yoga oder Meditation? Oder setzt du lieber gerne ein Paar kräftige Schläge an deinen Boxsack? Finde heraus was du brauchst um zu entspannen und mache dir bewusst, dass es OK ist eine Pause zu machen.

 

3 Persönliche Weiterentwicklung

Lernen endet nie. Deshalb ist Lernen  nur eine Frage des „Wie“, und nicht des „Ob“. Problematisch wird es allerdings dann, wenn wir, wie es in der heutigen Zeit üblich ist, permanent einer Flut von Informationen ausgesetzt sind. Daher solltest du darauf achten welchen Input du an dich heranlässt.

Betreibe aktiv Selektion von Information: Muss der Fernseher gerade wirklich laufen? Sind die Nachrichten jede halbe Stunde oder überhaupt wirklich wichtig im Moment? Je schmaler und bewusster du die Informationen auswählst und priorisierst was du sehen, lesen, hören und erleben willst, umso einfacher kannst du damit umgehen und den neuen Stoff besser einordnen.

Um dich persönlich weiter zu entwickeln kannst du dich darauf konzentrieren am System zu arbeiten anstatt darin. Es ist im Prinzip wie in der Geschichte vom Holzfäller, der denkt er habe keine Zeit um seine Säge zu schärfen: Anstatt eine Stunde zu investieren um das Sägeblatt zu schärfen, sägt er lieber mit dem alten Sägeblatt weiter und braucht für einen Baum den ganzen Tag. Dabei hätte er mit einem scharfen Sägeblatt entweder denselben Baum in viel kürzerer Zeit erledigt und hätte sich den restlichen Tag frei nehmen können, oder er hätte mehrere Bäume am selben Tag geschafft und somit sein Ergebnis deutlich verbessert.

Du siehst, es ist immer wieder mal notwendig sich auf seine sich selbst geschaffenen Bedingungen zu konzentrieren und zu hinterfragen welche Dinge man verbessern könnte. In welchem Bereich kannst du effizienter oder effektiver werden?

 

4 Gleichgewicht

3 x 8 = 24. Der Tag hat 24 Stunden, wovon vereinfacht ausgedrückt 8 für Schlaf und weitere 8 für die Arbeit vorgesehen sind. Die restlichen 8 Stunden sollten deine Freizeit sein, in der wir allerdings regelmäßig Aufgaben wie einkaufen und andere wichtige Dinge zu erledigen haben, z.B. die Vorlesungen zu besuchen und zu lernen.

Dein Schlaf dient der Erholung und Verarbeitung der Eindrücke des erlebten Vortags. Auf Ihn solltest du unter keinen Umständen verzichten, da du sonst langfristig gesehen keinen wirklichen Fortschritt erreichst. Die Arbeit wird bei den meisten von uns immer noch an den Stunden gemessen, in denen wir eine vertraglich vereinbarte Leistung zu erbringen haben. Die wenigsten Chefs würden sagen „Gut Herr Schäuffele, ihre Arbeit ist erledigt – sie können den restlichen Tag frei nehmen.“ Zumindest noch nicht. Bis jedoch ein so fundamentales Umdenken flächendeckend stattfindet, solltest du dafür sorgen, dass deine Freizeit ausreichend Tätigkeiten beinhaltet die dein Gleichgewicht zwischen Privatleben, Uni und Beruf herstellen und halten.

Denke daran, dass jede Aktion Opportunitätskosten zur Folge hat: Die Entscheidung heute Überstunden zu machen bewirkt, dass du einen Erfolg im Beruf erreichst, hat aber die Konsequenz, dass du weniger Zeit für dich oder Freunde und Familie hast. Überlege dir, wie du regelmäßig Zeit findest, um die Dinge zu tun die dich Glücklich machen und die dein Gleichgewicht wiederherstellen, das du brauchst um ausgeglichen und entspannt den Anforderungen im Alltag gerecht zu werden. Wann nimmst du dir Zeit für deinen Ausgleich? Und Welche Tätigkeiten sorgen bei dir für Entspannung?

 

 

Zusammenfassung

Du hast nun gesehen, welche Bereiche für das kleine 4×4 der Selbstorganisation relevant sind und gelernt, Was gute Organisation ausmacht:

Terminplanung, Zeitmanagement, Ziele und Prioritäten sowie eine solide Finanzplanung sind die Grundlagen.

Du benötigst im persönlichen Bereich ein gutes Selbstmanagement, einen bewussten Lebensstil, selektive Informationsverarbeitung für neue Lerninhalte und einen Sinn für ein gesundes Gleichgewicht im Alltag.

Gute Selbstorganisation ist für eine professionelle Arbeitsweise entscheidend. Sowohl privat, in der Uni beim Studium oder im Beruf. Sie hilft dir in jedem Bereich und in jeder Phase deines Lebens und du schaffst es, dein volles Potenzial auszuschöpfen. Natürlich funktioniert gute Selbstorganisation für jeden individuell anders. Deshalb ist es nun dein Job herauszufinden, wo du ansetzen kannst um etwas zu verändern. Worin bist du schon gut? Setze daran an und behalte gute Gewohnheiten bei. Und welchen Bereich hast du vielleicht vernachlässigt? Reflektiere dich und identifiziere gewisse schlechte Gewohnheiten, um herauszufinden was du verbessern kannst.

Insgesamt helfen dir alle Bereiche besser organisiert zu sein, es erfordert aber auch ein gutes Stück Disziplin sich diese Lebensweise anzugewöhnen und dabei zu bleiben. Am Ende wird es sich jedoch lohnen: Du bist selbstbewusster und entspannter, da du genau weißt, dass deine Unterlagen, Informationen, Termine etc. gut geordnet sind und du die Kontrolle über dein Leben hast.

Viel Freude beim ausprobieren und viel Erfolg.

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